ZARZĄDZANIE I ADMINISTROWANIE

Czynności związane z przejęciem nieruchomości od poprzedniego Administratora:

  • weryfikacja otrzymanej dokumentacji powykonawczej budynku oraz dokumentacji z okresu dotychczasowej eksploatacji (KOB, przeglądy techniczne, umowy i usługi serwisowe)

  • protokolarne przejęcie części wspólnych

  • weryfikacja zawartych umów serwisowych, ewentualne przedłożenie propozycji ich zmian

Czynności związane z bieżącym administrowaniem, obsługą techniczną i eksploatacyjną:

  • Zapewnienie bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej Nieruchomości Wspólnej w szczególności poprzez wyszukiwanie usługodawców, negocjowanie warunków zawierania umów i kontrolę ich wykonania

  • Dokonywanie systematycznych wizytacji Nieruchomości Wspólnej zarówno w uzgodnionych godzinach ale również w uzasadnionych przypadkach związanych z eksploatacją nieruchomości

  • Prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich użytkowników

  • Przechowywanie oraz prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego uzyskanej od Właściciela nieruchomości.

  • Zapewnienie prawidłowego użytkowania budynku oraz istniejących na terenie Nieruchomości Wspólnej urządzeń i instalacji (do przyłącza lokalowego), a w szczególności: wentylacyjnych, instalacji ciepłej wody użytkowej, instalacji wodociągowej i kanalizacyjnej, instalacji i urządzeń centralnego ogrzewania, instalacji elektrycznej, instalacji odgromowej, kanałów wentylacyjnych, wewnętrznych urządzeń do usuwania odpadów i nieczystości stałych, instalacji dźwigowej, domofonowej teletechnicznej, przeciwpożarowej i automatyki bram garażowych (jeżeli takie systemy występują)

  • Kontrolowanie warunków bezpieczeństwa w zakresie ochrony przeciwpożarowej zgodnie z wymogami przepisów prawa budowlanego i przepisami z zakresu ochrony przeciwpożarowej.

  • Zapewnienie zabezpieczenia awarii oraz usuwania ich skutków na Nieruchomości Wspólnej.

  • Organizowanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów Nieruchomości wymaganych prawem.

 

Czynności związane z obsługą prawną

  • ustalanie praw własności do lokalu lub praw do dysponowania lokalem w następstwie umowy cywilnoprawnej z właścicielem,

  • egzekwowanie płatności należnych właścicieli lokali na rzez Wspólnoty Mieszkaniowej, w trybach pozasądowych,

  • weryfikacja umów z podmiotami wykonującymi usługi specjalistyczne na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, pod kątem zabezpieczenia interesów Wspólnoty

  • przygotowywanie dla Zarządu Wspólnoty strategii negocjacyjnych w sprawach spornych,

  • przygotowywanie procedur /ewentualnie przeprowadzenie postępowań / na wyłonienie nowych dostawców, usługodawców, wykonawców robót i usług specjalistycznych,

  • przygotowanie projektów decyzji Zarządu Wspólnoty lub uchwał.

Czynności związane z obsługą finansową:

  • Prowadzenie ewidencji kosztów zarządu Nieruchomością Wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz Nieruchomości Wspólnej.

  • Pobieranie i/lub rozliczanie oraz windykacja płatności właścicieli lokali

  • Prowadzenie rozliczeń, w szczególności poprzez sprawdzanie prawidłowości otrzymanych od usługodawców faktur oraz dokonywanie płatności na rzecz dostawców;

  • Zapewnienie terminowego opłacania podatków, ubezpieczeń i innych opłat publiczno-prawnych przypadających na Nieruchomość Wspólną

  • Prowadzenie sprawozdawczości finansowej, w szczególności podatkowej (VAT-7, CIT-8), zgodnie z obowiązującym prawem.

  • Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty Mieszkaniowej

Czynności związane z obsługą zebrań Wspólnoty:

  • Zwoływanie zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej co najmniej raz w roku, nie później niż do końca pierwszego kwartału każdego roku kalendarzowego oraz innych zebrań właścicieli lokali na zasadach określonych w przepisach oraz umowie o zarządzanie.

  • Przygotowywanie porządku zebrań i projektów uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej.

  • Zbieranie indywidualnie oddawanych głosów w sprawach uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej oraz niezwłoczne powiadamianie na piśmie każdego właściciela lokalu o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie.