Czynności związane z przejęciem nieruchomości od poprzedniego Administratora:
-
weryfikacja otrzymanej dokumentacji powykonawczej budynku oraz dokumentacji z okresu dotychczasowej eksploatacji (KOB, przeglądy techniczne, umowy i usługi serwisowe)
-
protokolarne przejęcie części wspólnych
-
weryfikacja zawartych umów serwisowych, ewentualne przedłożenie propozycji ich zmian
Czynności związane z bieżącym administrowaniem, obsługą techniczną i eksploatacyjną:
-
Zapewnienie bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej Nieruchomości Wspólnej w szczególności poprzez wyszukiwanie usługodawców, negocjowanie warunków zawierania umów i kontrolę ich wykonania
-
Dokonywanie systematycznych wizytacji Nieruchomości Wspólnej zarówno w uzgodnionych godzinach ale również w uzasadnionych przypadkach związanych z eksploatacją nieruchomości
-
Prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich użytkowników
-
Przechowywanie oraz prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego uzyskanej od Właściciela nieruchomości.
-
Zapewnienie prawidłowego użytkowania budynku oraz istniejących na terenie Nieruchomości Wspólnej urządzeń i instalacji (do przyłącza lokalowego), a w szczególności: wentylacyjnych, instalacji ciepłej wody użytkowej, instalacji wodociągowej i kanalizacyjnej, instalacji i urządzeń centralnego ogrzewania, instalacji elektrycznej, instalacji odgromowej, kanałów wentylacyjnych, wewnętrznych urządzeń do usuwania odpadów i nieczystości stałych, instalacji dźwigowej, domofonowej teletechnicznej, przeciwpożarowej i automatyki bram garażowych (jeżeli takie systemy występują)
-
Kontrolowanie warunków bezpieczeństwa w zakresie ochrony przeciwpożarowej zgodnie z wymogami przepisów prawa budowlanego i przepisami z zakresu ochrony przeciwpożarowej.
-
Zapewnienie zabezpieczenia awarii oraz usuwania ich skutków na Nieruchomości Wspólnej.
-
Organizowanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów Nieruchomości wymaganych prawem.
Czynności związane z obsługą prawną
-
ustalanie praw własności do lokalu lub praw do dysponowania lokalem w następstwie umowy cywilnoprawnej z właścicielem,
-
egzekwowanie płatności należnych właścicieli lokali na rzez Wspólnoty Mieszkaniowej, w trybach pozasądowych,
-
weryfikacja umów z podmiotami wykonującymi usługi specjalistyczne na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, pod kątem zabezpieczenia interesów Wspólnoty
-
przygotowywanie dla Zarządu Wspólnoty strategii negocjacyjnych w sprawach spornych,
-
przygotowywanie procedur /ewentualnie przeprowadzenie postępowań / na wyłonienie nowych dostawców, usługodawców, wykonawców robót i usług specjalistycznych,
-
przygotowanie projektów decyzji Zarządu Wspólnoty lub uchwał.
Czynności związane z obsługą finansową:
-
Prowadzenie ewidencji kosztów zarządu Nieruchomością Wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz Nieruchomości Wspólnej.
-
Pobieranie i/lub rozliczanie oraz windykacja płatności właścicieli lokali
-
Prowadzenie rozliczeń, w szczególności poprzez sprawdzanie prawidłowości otrzymanych od usługodawców faktur oraz dokonywanie płatności na rzecz dostawców;
-
Zapewnienie terminowego opłacania podatków, ubezpieczeń i innych opłat publiczno-prawnych przypadających na Nieruchomość Wspólną
-
Prowadzenie sprawozdawczości finansowej, w szczególności podatkowej (VAT-7, CIT-8), zgodnie z obowiązującym prawem.
-
Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty Mieszkaniowej
Czynności związane z obsługą zebrań Wspólnoty:
-
Zwoływanie zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej co najmniej raz w roku, nie później niż do końca pierwszego kwartału każdego roku kalendarzowego oraz innych zebrań właścicieli lokali na zasadach określonych w przepisach oraz umowie o zarządzanie.
-
Przygotowywanie porządku zebrań i projektów uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej.
-
Zbieranie indywidualnie oddawanych głosów w sprawach uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej oraz niezwłoczne powiadamianie na piśmie każdego właściciela lokalu o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie.